Wir über uns
Ein Hinweisgebersystem (auch „Meldesystem“) dient dazu, Informationen oder Vorfälle aufzunehmen, die auf eine potenzielle Gefahr oder eine Verletzung von Gesetzen oder internen rechtlichen Regelwerken hinweisen. Zweck ist die Abstellung konkreter Gesetzes- oder Regelverstöße bzw. die Abwendung einer Gefahr, um Schaden von der Organisation oder Betroffenen abzuwenden. Die Meldungen werden auf Meldeberechtigung (Beschäftigungsverhältnis), Plausibilität und Stichhaltigkeit vorgeprüft und bei Vorliegen der Voraussetzungen vertraulich zur Bearbeitung weitergeleitet. Der redliche, nicht rechtsmissbräuchliche Hinweisgeber genießt den Schutz des Gesetzgebers vor Vergeltungsmaßnahmen. Auch die Vertraulichkeit involvierter Personen ist zu schützen. Die Einrichtung eines Hinweisgebersystems ist für Einrichtungen ab einer bestimmten Größe zwingend vorgeschrieben. Rechtsgrundlage ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Dieses Gesetz dient der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht in Deutschland melden.
Das Diakonische Werk des Dekanatsbezirks Würzburg e.V. (kurz: Diakonie Würzburg e.V.) hat eine Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz installiert.
Wie erreiche ich die Meldestelle?
Die interne Meldestelle für die Diakonie Würzburg e.V. ist bis auf Weiteres auf folgenden Wegen zu erreichen:
- per e-Mail an: meldestelle@diakonie-wuerzburg.de
- postalisch an: Diakonie Würzburg e.V., Hinweisgeber Meldestelle, Friedrich-Ebert-Ring 24, 97072 Würzburg
Hinweise können in deutscher oder englischer Sprache gegeben werden.
Wer darf hier eine Meldung abgeben?
- Alle Mitarbeitenden des Diakonischen Werkes des Dekanatsbezirks Würzburg e.V.
Was kann gemeldet werden?
Verstöße im Rahmen der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit gemäß § 2 HinSchG, insbesondere:
- Straftaten
- Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf den Schutz von Leib, Leben und Gesundheit von Menschen
- Ordnungswidrigkeiten in Bezug auf die Rechte von Beschäftigten oder Mitarbeitendenvertretung
- Verstöße gegen den Umweltschutz
- Verstöße gegen den Datenschutz
- Verstöße gegen Anforderungen der IT-Sicherheit
- Verstöße gegen die ordnungsgemäße Rechnungslegung und Buchführung
- Verstöße gegen Vergaberichtlinien
- Verstöße gegen steuerliche Rechtsnormen und Absprachen zur Steuervermeidung
- Ggf. weitere Tatbestände aus § 2 HinSchG.
Wer bearbeitet meine Meldung bis wann?
Die Meldungen werden von Frau Claudia Kaufhold und in Stellvertretung von Herrn Eberhard Lammerer entgegengenommen und vorgeprüft. Frau Kaufhold ist Volljuristin und in den Funktionen „Öffentlichkeit & Projekte“ sowie „Örtlich Beauftragte für den Datenschutz“ im Diakonischen Werk Würzburg e.V. bei der Diakonie Würzburg beschäftigt. Herr Lammerer ist Mitglied des Aufsichtsrates des Diakonischen Werkes Würzburg.
In der Vorprüfung wird geklärt, ob die Meldung von einem Meldeberechtigten kam (Beschäftigte/r des Diakonischen Werkes e.V.) und ob sie plausibel und stichhaltig ist. Das HinSchG sieht eine Eingangsbestätigung binnen 7 Tagen beim Hinweisgeber vor, sofern dies anhand der Angaben der meldenden Person möglich ist.
Sollten die Angaben einen hinreichenden Verdacht auf ein Fehlverhalten aufzeigen, wird die Meldung zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Einrichtung, Abteilung oder an den Vorstand weitergegeben. Die Bearbeitung der Meldung muss binnen 3 Monaten erfolgen.
Wie werde ich als hinweisgebende Person geschützt?
Ein wichtiger Aspekt von Hinweisgeber-Systemen ist der Schutz der Identität der Hinweisgeber, um sie vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen. Dafür können verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt werden, z.B. durch Verschlüsselung, sichere Übertragung von Informationen oder das Einrichten einer anonymen Hotline.
Aktuell wurden noch keine dieser Sicherungsmaßnahmen ergriffen. Sollten Sie per Mail Kontakt aufnehmen wollen, wird vorsorglich darauf hingewiesen, dass der Mailverkehr nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist und Dritte mitlesen könnten. Es wird aber zugesichert, dass eine e-mail-gestützte Meldung trotz technischer Machbarkeit durch Beschäftigte des Diakonischen Werkes Würzburg e.V. nicht über die IP entschlüsselt werden wird. Sollten Sie jedoch höchstvertraulich mit der Meldestelle Kontakt aufnehmen wollen, wird empfohlen, den postalischen Weg zu wählen (Briefe an die Meldestelle werden ungeöffnet übermittelt).
Unabhängig vom technischen Schutz muss keine hinweisgebende Person, die in redlicher Absicht einen Hinweis bei der Meldestelle abgibt, Nachteile befürchten. Auch dann nicht, wenn sich der Hinweis im Nachhinein als unbegründet herausstellt.
Muss ich jedes Fehlverhalten meiner Kolleg*innen anzeigen?
Es besteht keine Pflicht zur Meldung von Fehlverhalten. Zielrichtung ist nicht, sich gegenseitig zu denunzieren. Es geht vielmehr darum, idealerweise auf anderen Wegen nicht erfolgreich kommunizierte Fehler aufzuzeigen, damit wir als Dienstgemeinschaft Maßnahmen ergreifen können, diese Fehler in Zukunft abzustellen. Darüber hinaus kann sich die Dienstgemeinschaft auf mögliche Schäden, die aus dem Fehler folgen, vorbereiten und diese eindämmen oder noch verhindern. (Weitere Vorteile eines Hinweisgebersystems in der nächsten Frage.)
Die Meldestelle steht Ihnen gerne als unabhängige, vertrauliche und zuverlässige Stelle zur Entgegennahme Ihrer Hinweise zur Verfügung.
Welche Vorteile bietet ein Hinweisgebersystem?
- Erkennen von Missständen: Durch ein Hinweisgebersystem können kirchliche Stellen auf Probleme oder Missstände aufmerksam gemacht werden, die ihnen sonst vielleicht nicht bekannt wären. Dadurch können sie schneller und präziser reagieren um größere Schäden einzudämmen oder sogar zu verhindern.
- Verbesserung der Compliance: Ein Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, dass Regeln und Gesetze besser eingehalten werden. Mitarbeitende oder andere Personen können Hinweise auf Verstöße geben, die daraufhin überprüft und gegebenenfalls sanktioniert werden können.
- Schutz vor Betrug und Korruption: Das Hinweisgebersystem kann dazu beitragen, Betrug und Korruption aufzudecken. Mitarbeitende oder andere Personen können Hinweise auf Unregelmäßigkeiten geben, die dann untersucht werden können.
- Verbesserung des Arbeitsklimas: Ein Hinweisgebersystem kann auch dazu beitragen, das Arbeitsklima zu verbessern. Mitarbeitende wissen, dass sie sich bei Problemen an eine Vertrauensperson wenden können, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Dadurch kann sich eine positive Fehlerkultur entwickeln, die dazu beiträgt, dass keiner Angst davor hat seine Fehler einzugestehen, ohne dass es zu Meldungen kommt.
- Verbesserung des Risikomanagements: Durch ein Hinweisgebersystem können Unternehmen oder Organisationen ihre Risiken besser einschätzen und steuern. Durch die Hinweise können sie frühzeitig auf potenzielle Risiken aufmerksam gemacht werden und Maßnahmen ergreifen, um Schäden zu vermeiden oder zu begrenzen.
Das Hinweisgebersystem kann damit einen Beitrag dazu leisten interne Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, die Compliance zu verbessern und das Vertrauen in kirchliche Institutionen zu stärken.
Wann und warum sollte ich mich an die Interne Meldestelle wenden?
Ein Problem kann immer dort am besten beseitigt werden, wo es entstanden ist. Im Falle von Fehlverhalten am Arbeitsplatz somit in aller Regel bei der betroffenen Dienststelle. Nur hier können die relevanten Fragen beantwortet und die richtigen Entscheidungen getroffen werden, ohne dabei einen zu großen bürokratischen Aufwand auszulösen. Am besten wenden Sie sich bei Problemen zunächst direkt an die Ihnen vorgesetzte Person. So können durch eine offene, transparente und schnelle Kommunikation die meisten Probleme sachgemäß gelöst werden. Wir verstehen jedoch, dass es Situationen geben kann, in denen die vorgesetzte Person nicht die richtige erste Ansprechperson sein mag.
Eine weitere Option für Gehör und ggf. Abhilfemöglichkeiten liegt in der Nutzung der Möglichkeiten der Mitarbeitendenvertretung (MAV)
Unabhängig und gleichrangig zu den vorgenannten Kommunikationswegen geben wir Ihnen mit der Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz die Möglichkeit, sich vertraulich an eine unabhängige, nicht weisungsgebundene und vertrauliche Person wenden zu können.
Hinweis auf externe Meldestellen (gem. § 13 Abs. 2 HinSchG)
Weitere Schutz- und Informationsmöglichkeiten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz bieten vertrauliche externe Meldestellen. Diese finden Sie beim Bundesamt für Justiz.
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Meldestelle nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Die Meldestelle nach dem LKSPflG ist mit der Meldestelle nach dem HinSchG identisch. Es gelten die eingangs erwähnten Aussagen zu den Meldewegen und zur Vertraulichkeit.